针对供应商催货款的问题，回复时需结合合同条款、实际情况及商业信用，采取专业且合规的策略。以下是综合建议及回复模板：

一、优先确认合同条款

核查交货与付款条款

确认供应商是否按时交货，产品是否通过质检，是否存在合同约定的免责情形（如不可抗力、质量问题等）。

明确付款期限与违约责任

根据合同约定的付款期限判断是否违约，若已逾期需书面说明原因并协商解决方案。

二、及时沟通与协商

主动说明情况

以诚信态度向供应商说明延迟付款原因（如资金紧张、季节性波动等），避免单方面违约。

提出解决方案

- 分期还款：

根据实际资金状况制定分期计划，明确每期还款金额与时间。

- 延期付款：协商延长付款期限，但需获得供应商书面同意。

- 债务重组：若长期拖欠，可探讨以物抵债、股权置换等替代方案。

三、书面沟通规范

催款函模板

- 明确欠款金额、原付款期限、现逾期天数；

- 保留协商空间，提出合理还款计划；

- 设定催款截止日期，逾期将采取法律手段。

沟通记录与凭证

保留与供应商的邮件、电话录音等沟通记录，作为后续协商或诉讼依据。

四、法律途径准备

收集证据

整理合同、发票、发货单、验收报告等交易凭证，确保证据链完整。

发送律师函

通过正规律所发送律师函，明确告知供应商诉讼风险及赔偿要求。

诉讼或仲裁

若协商失败，及时向人民法院提起诉讼或申请仲裁，维护自身合法权益。

五、预防措施建议

完善付款流程

强化老板签字的纸质申请单审核机制，避免因流程漏洞导致付款延误。

建立信用档案

对供应商的付款历史进行记录，优先选择信用良好的合作伙伴。

注意事项：

所有沟通均应保留书面证据，避免口头承诺引发纠纷；

协商时保持专业态度，避免情绪化对抗，提高解决效率。