一、基本结构

书面告知函通常包含以下部分：

首部

- 标题（发文机关+事由+文种）

- 主送单位名称

- 日期

正文

- 开头：

说明制发原因（如上级指示、实际需要等）

- 主体：具体事项说明，可分条列项（如合同变更、政策说明等）

- 结尾：提出希望（如请复函、协助解决等）

结束语

- 根据事项性质选择：

- 简单告知：特此函告/特此函达

- 需回复：请即复函/盼复

- 请批准：请批准/望准予等

结尾落款

- 发文单位名称

- 发文时间

二、格式要求

标题规范：

使用“关于……的告知函”结构，简洁明了

语言规范：采用书面语，避免口语化表达

格式排版：

顶格书写标题

正文分段清晰，每项内容左对齐

页边距统一（建议1.5倍）

三、注意事项

针对性调整：

根据事项紧急程度调整语言风格（如催促使用“请立即处理”）

附件说明：

如需附证据材料，需在结尾注明“附件：1. 警告函副本”

法律合规：

涉及法律事项时，建议咨询专业机构

四、示例参考

主题：关于2023年物业服务移交的告知函

正文：

原因说明：根据合同约定，现需于2023年12月31日前完成物业移交

具体要求：保持服务质量不变，配合业委会办理资料移交手续

结尾：请贵司于2024年1月15日前回复是否接受移交

通过以上结构与要求，可确保告知函的规范性与有效性。如需进一步定制，建议结合具体场景调整内容。